برنامه‌های تحولی سازمان ثبت اسناد: تسریع در صدور و تبدیل اسناد

برنامه‌ریزی و ارزیابی عملکرد

پژمان پروین، معاون راهبردی، توسعه مدیریت و منابع سازمان ثبت اسناد، به ارزیابی اجرای برنامه‌های عملیاتی سال ۱۴۰۴ پرداخت و برنامه‌های تحولی سال ۱۴۰۵ را تبیین کرد. او بر اهمیت برنامه‌ریزی دقیق و مبتنی بر شاخص‌های قابل اندازه‌گیری در تمامی واحدهای سازمانی تأکید کرد.

• حوزه آموزشی و پژوهش: برنامه‌ریزی دقیق برای آموزش کارکنان در تمامی استان‌ها ضروری است.
• رصد عملکرد استان‌ها: بررسی عملکرد ۹ ماهه استان‌ها در حال جمع‌آوری است و استان‌ها باید به برنامه‌های تعیین شده توجه کنند.

تشکیل کمیته‌های ویژه برای تسریع امور

معاون راهبردی سازمان ثبت از تشکیل دو کمیته ویژه در آینده نزدیک خبر داد که هدف آنها تسریع و بهبود فرآیندهای ثبتی است:

• کمیته تسریع رسیدگی به پرونده‌های تعیین و تکلیف: این کمیته با همکاری حوزه املاک و کاداستر تشکیل می‌شود و با ارائه مشوق‌هایی، روند رسیدگی به پرونده‌های باقی‌مانده هیئت‌های تعیین و تکلیف را تسریع می‌بخشد.
• کمیته بررسی استان‌های دارای کمترین آمار تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک‌برگ: این کمیته برای استان‌هایی که کمترین میزان آمار در این حوزه را دارند، تشکیل می‌شود تا آسیب‌شناسی لازم صورت گیرد.

انتقاد از طولانی بودن فرآیند تبدیل اسناد و راهکارهای کاهش زمان

شیخ علیشاهی، مشاور رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، با انتقاد از طولانی بودن فرآیند تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک‌برگ، بر امکان کاهش این زمان تأکید کرد. او بیان داشت که این فرآیند نباید دو تا سه ماه طول بکشد و با استفاده از ظرفیت‌های موجود می‌توان آن را به طور جدی کاهش داد.

«تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک‌برگ نباید دو تا سه ماه طول بکشد. با استفاده از ظرفیت‌های موجود نقشه‌برداری و سیستم ثبت آنلاین، این فرآیند می‌تواند در زمان بسیار کوتاه‌تری انجام شود.»

وی افزود که سازمان ثبت در طول سال‌های گذشته نقشه‌های متعددی تهیه کرده و از فناوری‌های دقیق نقشه‌برداری و برون‌سپاری بهره می‌برد، بنابراین نیازی به شروع کار از صفر نیست. هدف اصلی، انجام کار صحیح و با کیفیت است و کاهش زمان به معنای کاهش دقت نیست.

فرآیند بهینه و کاهش زمان صدور سند

مشاور رئیس سازمان ثبت در توضیح فرآیند بهینه گفت: از لحظه‌ای که درخواست تبدیل مطرح می‌شود، باید داده‌های ثبتی و نقشه به سرعت در حوزه املاک تکمیل و تثبیت شود تا آماده صدور باشد. بسیاری از اطلاعات لازم از پیش در سوابق موجود است.

شیخ‌علیشاهی در پایان نتیجه‌گیری کرد که با مدیریت فرآیند و کنترل موثر، می‌توان زمان تبدیل سند را به طور جدی کاهش داد و حتی در مواردی این کار در کمتر از یک هفته ممکن است. این امر خواست مقامات عالی سازمان و مسئولیت این نهاد در قبال مردم است.